SEKRETARIS PERUSAHAAN / CORPORATE SECRETARY (cor-sec)

Sekilas dari namanya, mungkin orang berpikir ini jabatan sekretaris yang umumnya dikenal sebagai PA (Personal Assistant), dulu saya juga berpikir begitu, tetapi setelah perusahaan tempat saya bekerja berubah status menjadi Perusahaan Terbuka (Public Company) dan setelah terlibat langsung dalam setiap prosesnya, akhirnya saya tahu dan belajar banyak tentang jabatan yang satu ini. Saya bukan seorang Corporate Secretary, tapi  sebagian tugas seorang Corporate Secretary  menjadi tanggung jawab saya, sebagai Legal, sehingga saya paham mengenai profesi ini serta tugas-tugasnya, dan saya ingin membagikannya kepada teman-teman, terutama adik-adik yang baru saja lulus (fresh graduate) dari fakultas hukum, semoga pengalaman saya,  bermanfaat buat kalian.

Corporate Secretary,  adalah perorangan, bisa pria atau wanita, tapi pada umumnya jabatan ini dipegang oleh seorang wanita, karena tugasnya adalah melakukan rutinitas pelaporan ke OJK (Otoritas Jasa Keuangan) dan BEI (Bursa Efek Indonesia), jabatan ini bisa dirangkap oleh seorang Direktur, hanya saja seseorang yang memiliki jabatan ini tidak boleh menjadi corporate secretary atau punya jabatan lain di perusahaan publik lain. Kalau dari pengalaman saya, corporate secretary  tempat saya bekerja dirangkap oleh seorang Direktur yang menangani keuangan perusahaan (Direktur Keuangan/Finance Director).

Baca Juga :

Peraturan OJK/POJK No. 35/POJK.04/2014

Tentang : Sekretaris Perusahaan Emiten atau Perusahaan Publik

(Peraturan ini pengganti dari Peraturan IX.1.4 Keputusan Ketua BAPEPAM No. Kep-63/PM/1996 

Tgl. 17 Januari 1996)

Tugas Corporate Secretary.  Untuk lebih memudahkan kalian memahami tugas seorang corporate secretary, adalah dengan mengingat satu kata, yaitu “Jembatan”, ya.. corporate secretary adalah jembatan antara Perseroan dengan OJK dan BEI dan juga menjadi jembatan antara Perseroan dengan Masyarakat (yang memiliki saham Perseroan/pemegang saham publik) atau dengan instansi lainnya.  Secara garis besarnya untuk dapat melakukan tugasnya tersebut di atas, seorang corporate secretary  harus dan wajib untuk mengikuti perkembangan Pasar Modal, termasuk selalu update  pada peraturan-peraturan terbaru yang dikeluarkan oleh OJK, BEI dan peraturan lainnya yang berkaitan dengan Pasar Modal (Capital Market), sehingga dapat memberikan masukan kpd Direksi dan Dewan Komisaris agar tunduk pada peraturan-peraturan tersebut. Corporate secretary  dalam melakukan tugasnya bertanggung jawab kepada Direksi dan tugas yang termasuk rutinitas dari seorang corporate secretary , meliputi :

•  mempersiapkan RUPS Perseroan, baik RUPS Tahunan, maupun RUPS Luar Biasa (mempersiapkan Public Expose, jika ada) berikut dengan pelaporan-pelaporannya kepada OJK dan BEI ; (apa saja yang perlu disiapkan untuk melakukan RUPS dan Public Expose akan saya bahas pada tulisan saya berikutnya ).      
• menyampaikan “keterbukaan informasi” dalam hal mewakili perseroan, kepada Masyarakat, OJK dan BEI, jika ada ; (seperti apa ‘”Keterbukaan Informasi” yang wajib disampaikan kepada OJK dan BEI, akan saya bahas pada tulisan saya berikutnya ).
•  membuat laporan setahun 1 (satu) kali mengenai pelaksanaan fungsi corporate secretary kepada Direksi dan ditembuskan kepada Dewan Komisaris, dan laporan tersebut wajib dimuat dalam laporan tahunan Perseroan ;
• melaksanakan program orientasi  bagi anggota Direksi/Dewan Komisaris yang baru bergabung dengan Perseroan, sehingga mereka mendapat informasi yang cukup tentang Perseroan (istilahnya dikenal dengan induction programme) ;
• wajib menjaga kerahasiaan dokumen, data dan informasi yang bersifat rahasia (kecuali informasi yang harus diungkapkan dalam keterbukaan informasi) ;

TUGAS RUTINITAS-nya sepertinya sedikit yah,   tapi ini bukan pekerjaan yang simple lho, banyak dokumentasi yang perlu disiapkan, kemudian dokumen-dokumen tersebut harus di filling dengan rapih, baik hard copy maupun soft copy dan semua tugasnya harus dilakukan dengan cepat, karena semua pelaporan ke OJK dan BEI, corporate secretary hanya diberi waktu selambat-lambatnya 2 (dua) hari kerja/hari bursa saja, harus tepat waktu dan tidak boleh telat, maka corporate secretary  tidak bisa bekerja sendiri, dia perlu tim untuk membantunya, agar semua tugas-tugasnya bisa berjalan dengan baik dan rapih.

Syarat untuk menjadi Corporate Secretary. Tidak ada Pendidikan khusus yang dituntut untuk menjadi corporate secretary, tapi biasanya untuk menduduki jabatan ini, Perseroan memilih seseorang yang paham sekali dengan kondisi keuangan Perseroan, maka biasanya akan ditunjuk seorang Direktur Keuangan/Finance Director untuk merangkap menjadi corporate secretary, dan kemudian corporate secretary akan membentuk timnya yang diambil dari  Dept. Legal dan Dept. Finance & Accounting. Karena tidak ada Pendidikan khusus maka corporate secretary sebaiknya mengikuti pelatihan-pelatihan atau seminar-seminar yang diadakan, dari pengalaman saya BEI biasanya suka mengadakan pelatihan seperti ini dan mengundang para Emiten/Perusahaan Publik yang baru. Dalam POJK, syarat untuk menjadi corporate secretary  harus cakap, memiliki pengetahuan dibidang hukum, keuangan dan tata Kelola perusahaan, memahami kegiatan usaha yang dijalankan, dapat berkomunikasi dengan baik dan berdomisili di Indonesia (jadi kalau domisilinya di luar negeri tidak bisa yah).

Pengangkatan Dan Pemberhentian Corporate Secretary.

Corporate secretary diangkat dan diberhentikan berdasarkan Keputusan Direksi (“SK Direksi”), kemudian SK Direksi tersebut perlu dilampirkan foto copy-nya, pada surat pemberitahuan ke OJK dan BEI selambat-lambatnya 2 (dua) hari kerja/hari bursa. Untuk pengangkatan corporate secretary baru, perlu melampirkan Daftar Riwayat Hidup, agar dpt dilihat latar belakang pendidikannya, pengalaman nya dan/atau pelatihan tertentu yang pernah dijalaninya, sedangkan untuk pemberhentian corporate secretary, perlu menyebutkan alasan pemberhentiannya. Selain itu Pengumuman Pemberhentian atau Pengangkatan corporate secretary  perlu diumumkan dalam situs web resmi BEI (idxnet.co.id) yang disiapkan oleh BEI untuk Emiten/Perusahaan Publik sebagai sarana pelaporan elektronik yang terintegrasi dan juga diumumkan dalam situs web resmi milik Perseroan (Emiten/Perusahaan Publik). Bagaimana jika perseroan belum bisa menunjuk pengganti dari corporate secretary ? dalam POJK, perseroan diberi waktu hanya 60 hari sejak terjadinya kekosongan untuk mengangkat corporate secretary, dan selama 60 hari itu, perseroan perlu menunjuk corporate secretary sementara untuk mengurus semua tugas-tugas rutinitas yang ada, dan corporate secretary  sementara ini bisa siapa saja, sepanjang memahami tugas dari corporate secretary.

 Apakah Seorang Sarjana Hukum dapat menduduki jabatan sebagai

Corporate Secretary ?  Jawabannya, tentu saja bisa, karena salah satu syarat dari seorang corporate secretary , seperti sudah diuraikan di atas, salah satunya adalah “memiliki pengetahuan di bidang hukum”, maksudnya hukum disini, memaksudkan Hukum Perusahaan (Corporate Law) dan Hukum Pasar Modal (Capital Market), untuk Hukum Pasar Modal, kalian bisa mengikuti “Pendidikan Profesi Himpunan Konsultan Hukum Pasar Modal (PPKHPM)” yang banyak diadakan di beberapa tempat, kalau tidak mau ikut Pendidikan tersebut juga tidak apa-apa, asalkan kalian mempunyai pengalaman menjadi bagian dari tim corporate secretary , dan mengetahui detail dari tugas-tugas seorang corporate secretary.  Tetapi jangan kecil hati jika kalian dalam beberapa periode hanya menjadi bagian dari tim saja dan tidak pernah diangkat sebagai corporate secretary, karena pekerjaan atau tugas corporate secretary bisa dibilang tidak sepenuhnya ttg Hukum saja, tetapi ada unsur Keuangan yang terlibat dan operasional (tata Kelola perusahaan).

So…. SAMPAI DISINI DULU TULISAN SAYA TENTANG Corporate Secretary, SEMOGA KALIAN MENDAPAT MANFAAT.

*****

Baca Juga  :